Om die verklaring te vinden, duiken we eerst even in het kwadrant van Eisenhower (geen zorgen, we houden het kort). Deze prioriteitenmatrix ontstond nadat de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower begon over het verschil tussen urgente en belangrijke problemen.

Dit zijn de 4 ‘smaken’:‍

Kwadrant 1: urgent én belangrijk (doen)‍

Dit zijn dringende, belangrijke taken die om snelle actie vragen, omdat er anders problemen ontstaan. Doen dus.

Voorbeelden:

• Een deadline halen
• Een storing oplossen
• Een klacht afhandelen 

Kwadrant 2: niet urgent, wel belangrijk (plannen)

Dit zijn belangrijke taken waarmee je het verschil gaat maken, maar ze hebben geen spoed. Slim om ze in te plannen en later te doen.

Voorbeelden:

• Werken aan een projectplan of je langetermijndoelen
• Een training volgen
• Relatiebeheer

Kwadrant 3: urgent, maar niet belangrijk (delegeren)

Deze taken vragen om directe actie, maar ze zijn niet belangrijk want ze draaien niet om jouw eigen doelen. Dit soort taken kun je beter aan een ander overlaten.

Voorbeelden:

• Printpapier aanvullen
• Vergaderen om het vergaderen
• Een collega helpen met met z’n planning

Kwadrant 4: niet urgent en ook niet belangrijk (deleten)

Deze activiteiten voegen helemaal niks toe, dus schrap ze lekker van je takenlijst. 

Voorbeelden:

• Continu mails openen en sluiten
• Kattenfilmpjes kijken op Insta
• Roddelen met collega’s

Waarom je nooit tijd hebt voor belangrijke dingen

Het ding is: mensen blijven van nature graag hangen in kwadrant 1: urgent en belangrijk. Brandjes blussen. Op korte termijn taken afvinken voelt namelijk productief en geeft een dopaminekick. Dat las je al eens in dit blog met 5 tips voor betere teamprestaties. Maar dat afvinken zorgt niet voor langetermijngeluk en helpt al helemaal niet om doelen te halen. 

Hoe het dan wel moet?

Nou, kwadrant 2 is de sleutel tot jouw werkplezier: niet urgent, wel belangrijk. Dáár liggen de taken waarmee je op de lange termijn verschil gaat merken. Maar zolang je ze zelf niet urgent maakt, wórden ze ook niet urgent. Deze taken moet je dus plannen. 

Tip van Flip(monday): plan vooruit

Tip van ons: plan tussen 13.00 en 15.00 uur je niet-urgente, maar wel belangrijke taken. Even met focus werken aan jullie strategie of jaarplan bijvoorbeeld. Dan heb je ’s ochtends en ’s middags nog genoeg tijd voor dringende klusjes en die dopaminekicks. Iets anders om vooruit te plannen? Die timemanagementtraining. Over 6 weken heeft je team vast nog wel een gaatje.

Binnen 10 uur iedereens prioriteiten op orde

Wij sleuren je collega’s graag uit het kwadrant vol spoed en stress. Onze incompanytraining bestaat uit 2 online lesmodules (zelfstudie) en 3 livesessies met een trainer (op locatie of online). De training loopt over een periode van 8 weken. Je collega’s zijn er maar 1,5 uur per week mee bezig. Zo blijft er genoeg tijd over voor jullie dagelijkse werk én om nieuwe werkwijzen eigen te maken. Plannen en prioriteren worden voor je team een makkie!

Flip naar betere resultaten

Gun jij je collega’s dat ze eindelijk toekomen aan belangrijke taken? Het enige wat je daarvoor hoeft te doen, is even te bellen of mailen naar Michelle: 085 - 0043 918 of michelle@flipmonday.nl. Kun jij die eerste stap mooi afvinken.