Wat is timemanagement?

Timemanagement wordt meestal omschreven als het plannen, organiseren en beheren van je tijd om effectief en efficiënt te zijn in het bereiken van doelen, taken en verantwoordelijkheden. Het houdt in dat je bewust keuzes maakt over hoe je je tijd besteedt, zodat je prioriteiten kunt stellen, taken kunt voltooien en je productiviteit kunt maximaliseren. Toch wekt dat de suggestie dat timemanagement gaat over zoveel mogelijk doen, over kwantiteit. Terwijl wat ons betreft timemanagement gaat over kwaliteit: werken aan de juiste dingen, goede resultaten neerzetten en plezier hebben in je werk. De volgende ingrediënten zijn hiervoor onmisbaar.

Overzicht creëren

Een belangrijk onderdeel van timemanagement is het creëren van overzicht. Dit helpt je om helder te krijgen wat er op je bord ligt en welke taken prioriteit hebben. Hier zijn een paar tips om overzicht te creëren:

1. Maak een takenlijst: Noteer alle taken die op je afkomen. Dit zorgt ervoor dat je niets vergeet en geeft je een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren.
2. Prioriteiten stellen: Kijk kritisch naar je takenlijst en bepaal welke taken het belangrijkst zijn. Focus op de taken die bijdragen aan je doelen en waarde toevoegen aan je werk.
3. Zet digitale tools in: Maak gebruik van digitale tools zoals bijvoorbeeld Outlook, To Do en OneNote om je takenlijst te organiseren en deadlines bij te houden.

Rust en ruimte creëren

Timemanagement gaat niet alleen over het managen van tijd, maar ook over het creëren van rust en ruimte. Hierdoor kun je je beter concentreren en effectiever werken. Een paar technieken om rust en ruimte te creëren zijn:

1. Plan je dag en begin met je afspraken en taken: Reserveer tijd in je agenda voor specifieke taken en activiteiten. Dit helpt je om je te focussen en voorkomt dat je wordt overweldigd door ad-hoctaken. Laat je dag niet leiden door je mailbox.
2. Beperk afleidingen: Identificeer afleidingen in je werkomgeving en neem maatregelen om ze te verminderen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je meldingen op je telefoon uitschakelt of jezelf afzondert in een rustige ruimte wanneer je geconcentreerd moet werken.
3. Zorg voor ontspanning: Pauzes zijn essentieel voor het behouden van productiviteit en het voorkomen van mentale vermoeidheid. Plan regelmatig korte pauzes in je dag en maak gebruik van die tijd om even los te komen van je werk.

Focus op wat écht belangrijk is

Nu je overzicht en rust hebt kun je focussen op de dingen die écht belangrijk zijn voor jouw werk en doelen. Hier zijn een paar suggesties om je focus te versterken:

1. Bepaal je doelen: Stel duidelijke doelen voor jezelf en identificeer de taken die het meest bijdragen aan het bereiken van die doelen. Dit helpt je om je energie en tijd te richten op wat er echt toe doet.
2. Leer nee te zeggen: Wees selectief in het aannemen van nieuwe taken en verzoeken. Bedenk of een taak echt bijdraagt aan je doelen voordat je ja zegt. Durf ook nee te zeggen als iets niet past binnen je prioriteiten.
3. Delegeer en vraag om hulp: Als je merkt dat je te veel taken hebt of dat sommige taken beter kunnen worden uitgevoerd door anderen, wees dan niet bang om te delegeren of om hulp te vragen. Dit helpt je om je te concentreren op de taken waar je het meest waarde kunt toevoegen.

Timemanagement: minder werkdruk, betere resultaten en meer werkplezier

Als je deze dingen op orde hebt heb je grip op je werk. Je weet wat je te doen staat, hebt de rust en ruimte om die dingen met plezier te doen zonder dat je een hoge werkdruk ervaart. Dat is wat ons betreft waar timemanagement over gaat.